بررسی ضعف مدیریت منابع ( فنی )

بررسی ضعف مدیریت منابع ( فنی )

۱۶ اردیبهشت ۱۴۰۴ بازخورد سریع ، مدیریت ، سطوح مدیریتی ، نقش های سازمانی ، اخلاق حرفه ای ، مدیرت فنی ، مدیر اجرایی نظم ، 5S ، مدیریت منابع ، مدیریت فنی ، آموزش

تو سازمان‌های تولیدی یا شرکت‌هایی که تجهیزات می‌سازن، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها هزینه‌هاییه که از بی‌نظمی، بی‌برنامگی و کمبود دانش فنی میاد.

این هزینه‌ها می‌تونن حسابی به سازمان ضربه بزنن. اول یه بررسی و در قسمت بعد کمی دقیق تر میشیم :

###
هزینه‌ها چی هستند؟

###
    1    هزینه‌های سربار:
    ◦    چیزایی مثل اجاره، آب، برق و گاز که همیشه هستن.
    ◦    تعمیر و نگهداری تجهیزات که اگه درست مدیریت نشه، گرون تموم می‌شه.
    ◦    حقوق مدیرا و پرسنل پشتیبانی که مستقیم تو تولید نیستن.
    ◦    استهلاک تجهیزات که به مرور ارزششون کم می‌شه.

###
    2    هزینه‌های بی‌برنامگی:
    ◦    پروژه‌ها دیر تموم می‌شن، نیروی کار اضافه مصرف می‌شه و گاهی جریمه هم باید بدیم.
    ◦    مواد اولیه و زمان به هدر می‌ره چون مدیریت منابع درست نیست.
    ◦    چون برنامه‌ریزی ضعیفه، یه کارو چند بار باید درست کنیم.

###
    3    هزینه‌های بی‌نظمی:
    ◦    مواد اولیه به خاطر انبار نامرتب یا فرایندهای شلخته هدر می‌روند.
    ◦    کلی وقت تلف می‌شه چون ابزار، مواد یا اطلاعات گم و گورن.
    ◦    محیط کار شلوغ‌پلوغ باشه، بهره‌وری میاد پایین و باعث خستگی ذهنی و روانی میشه.
    ◦    خریدهای تکراری ابزار و تجهیزات پیش میاد چون معلوم نیست چی کجاست.

###
    4    هزینه‌های کمبود دانش:
    ◦    پرسنل بلد نباشن درست کار کنن، خطا می‌کنن و خرابی یا دوباره‌کاری پیش میاد.
    ◦    آموزش درست و حسابی ندیدن، باید کلی هزینه کنیم یا متخصص جدید بیاریم.
    ◦    چون دانش کمه، فرصت‌های بهتر کردن فرایندها یا کم کردن هزینه‌ها رو از دست می‌دیم.

###
دلیل وقوع این مشکلات؟

###
مشکلات ساختاری و سیستمی تو این سازمان‌ها زیاده. مثلاً:
    •    تعمیرات پیشگیرانه (PM) نداریم: تجهیزات یهو خراب می‌شن، خط تولید می‌خوابه و هزینه‌ها می‌ره بالا.
    •    اصرار به ساخت تجهیزات: گاهی به جای خرید یه چیز آماده، می‌خوایم خودمون بسازیم که هم وقت‌گیره، هم گرون و گاهی کیفیتش پایین‌تره.
    •    انبار تعمیراتی نامنظم: قطعات گم می‌شن، تعمیرات دیر انجام می‌شه و هزینه‌ها زیاد می‌شه.
    •    سرپرستای کم‌تجربه: اگه سرپرستا دانش کافی نداشته باشن یا برنامه منظمی ندن، تیم به هم می‌ریزه و وقت تلف می‌شه.

###
راه کار ساده و کار آمد؟
برای کم کردن این هزینه‌ها، می‌تونیم از راه‌حل‌های ساده و عملی شروع کنیم. اینا چند تا ایده‌ان که با سیستم‌های مدیریت مثل ERP یا آموزش می‌تونن حسابی جواب بدن:

###
    1    برنامه تعمیرات پیشگیرانه (PM) راه بندازیم:
    ◦    یه لیست از تجهیزات مهم (مثل کمپرسور، کوره و راکتور) درست کنیم و براشون برنامه نگهداری بنویسیم. مثلاً کی باید روغن‌کاری بشن یا قطعاتشون عوض شه.
    ◦    از نرم‌افزارهای مدیریت تعمیرات استفاده کنیم که کار خودکار پیش بره.
    ◦    یه تقویم سالیانه ببندیم که با برنامه تولید هماهنگ باشه.
    ◦    تیم فنی رو آموزش بدیم و شاخص‌هایی مثل تعداد و دلایل خرابی‌ها رو چک کنند.

###
    2    ساختن یا خریدن؟ عاقلانه تصمیم بگیریم:
    ◦    قبل از ساختن هر چیزی، هزینه و زمانش رو با خرید مقایسه کنیم.
    ◦    یه قانون سفت و سخت بذاریم؛ مثلاً اگه ساختن بیشتر از یه مدت طول بکشه یا گرون‌تر باشه، بریم سراغ خرید.
    ◦    با چند تا تأمین‌کننده خوب قرارداد بلندمدت ببندیم که خرید سریع‌تر و ارزون‌تر شه.
    ◦    اگه تیم اصرار داره «خودمون بسازیم»، با داده‌های مالی و زمانی قانعشون کنیم که خرید بهتره.

###
    3    انبار تعمیراتی رو سروسامون بدیم:
    ◦    یه جای مشخص برای قطعات تعمیراتی درست کنیم، حتی اگه کوچیک باشه.
    ◦    قطعات رو کدگذاری کنیم (مثل بارکد) و یه نفر مسئول ورود و خروجشون باشه.
    ◦    یه سیستم ساده راه بندازیم که هرکی قطعه خواست، فرم پر کنه و تأیید بگیره.
    ◦    با جلسات تیمی و مثال زدن هزینه‌های گم شدن قطعات و سختی های جایگزینی ، فرهنگ مسئولیت‌پذیری رو جا بندازیم.

###
    4    سرپرستا و تیم رو قوی کنیم:
    ◦    سرپرستا رو با دوره‌های فشرده فنی و مدیریتی (مثل مدیریت زمان ، اصول سرپرستی و مدیریت و آموزش های تخصصی تر) آموزش بدیم.
    ◦    اگه سرپرستی خیلی ضعیفه، آروم آروم عوضش کنیم و آدمای بااستعداد رو رشد بدیم.
    ◦    برنامه روزانه و هفتگی برای تیم بنویسیم و با ابزارهای آنلاین و نرم افزارهای آنلاین و قابل دسترس وظایف رو مشخص کنیم.
    ◦    جلسات کوتاه روزانه راه بندازیم که همه بدونن چی به چیه و مشکلات سریع حل شه.

###
    5    یه کم هماهنگی و شفافیت چاشنی کار کنیم:
    ◦    یه کمیته فنی-مدیریتی درست کنیم که مدیر فنی، مدیران اجرایی و چند نفر از تیم عملیاتی توش باشن.
    ◦    گزارش‌های منظم از تعمیرات، انبار و عملکرد تیم درست کنیم و به هیئت‌مدیره نشون بدیم.
    ◦    تغییرات رو کم‌کم اجرا کنیم که مقاومت کمتر شه. با داده و منطق، بقیه رو قانع کنیم.
    ◦    یه جو آروم و همکاری بین واحدها درست کنیم و به تیم پاداش‌های کوچیک بدیم که انگیزه‌ داشته باشن.
 

البته موارد فوق صرفا از تجربه کاری به دست اومده و قطعا موارد مهم دیگه ای هم هستند .