اگر همین الان از یک مدیر بپرسید «امروز چطور گذشت؟»، جوابی که میگیرید تقریباً همیشه یک برآورد ذهنی است، نه یک واقعیت اندازهگیریشده. و طبق تحقیق پیتر دراکر، این برآورد تقریباً همیشه اشتباه است.
آزمایشی که دراکر با مدیران انجام داد
دراکر در کتاب The Effective Executive یک آزمایش ساده پیشنهاد میکند: بهجای اینکه از حافظهات بپرسی وقتت کجا رفته، همین الان، هر بار که کاری را عوض میکنی، آن را یادداشت کن. نه در پایان روز، نه از حافظه همان لحظه.
نتیجهی این تمرین برای اکثر مدیران یکسان است: شوک. مدیرانی که فکر میکردند نیمی از وقتشان صرف برنامهریزی استراتژیک میشود، متوجه میشوند که آن نیمه در واقع دو ساعت پراکنده در جلسات کوتاه و ایمیلهای فوری بوده. مدیرانی که فکر میکردند به ندرت وقفه میخورند، متوجه میشوند هر ۱۱ دقیقه یکبار وقفه میخورند.
حافظهی ما دربارهی زمان، غیرقابلاعتماد است نه چون دروغ میگوییم، بلکه چون ذهن، زمان صرفشده روی کارهای معنادار را بزرگتر و زمان صرفشده روی وقفههای کوچک را نامرئی به خاطر میآورد.
چرا این خطای ادراکی خطرناک است
اگر ندانی وقتت واقعاً کجا میرود، هر تلاشی برای «مدیریت بهتر زمان» روی دادهی اشتباه بنا میشود. این دقیقاً مثل کسی است که بدون وزن کردن غذایش، رژیم میگیرد حسش میگوید کم میخورد، عدد ترازو چیز دیگری میگوید.
مدیری که فکر میکند بیشتر وقتش صرف کار مهم میشود، در حالی که واقعیت چیز دیگریست، هیچوقت به این نتیجه نمیرسد که باید چیزی را تغییر دهد. چون از نگاه خودش، مشکلی نیست.
این با مفهوم بهرهوری مدیریتی که قبلاً بررسی کردیم مرتبط است: بهرهوری را نمیتوان بدون دادهی دقیق دربارهی مصرف زمان سنجید. لوریج مدیریتی، وقتی معنا پیدا میکند که بدانی زمانت روی چه چیزهایی صرف میشود، نه چه چیزهایی باید صرف شود.
سه الگوی رایج که این تمرین آشکار میکند
وقتی مدیران واقعاً زمانشان را ثبت میکنند، سه الگوی تکراری ظاهر میشود:
۱. کارهایی که فقط مدیر میتواند انجام دهد، کمتر از حد انتظار زمان میگیرند. تصمیمهای استراتژیک واقعی، معمولاً بخش کوچکی از روز هستند حتی برای مدیران ارشد.
۲. کارهایی که هرکس دیگری هم میتواند انجام دهد، بیشتر از حد انتظار زمان میبرند. تأیید کردن، بازبینی جزئیات، حضور در جلساتی که حضورشان ضروری نیست.
۳. وقفهها بیشتر از آنچه به خاطر میآید، اتفاق میافتند. و هر وقفه، هزینهای بیشتر از خودش دارد زمان بازگشت به تمرکز قبلی.
چطور این تمرین را خودت انجام بدهی
هفتهی اول: فقط ثبت کن، قضاوت نکن. یک برگه یا اپ ساده، و هر بار که کارت عوض میشود، یک خط بنویس: زمان، کار، مدت تقریبی. هدف این هفته فقط جمعآوری دادهی صادقانه است، نه اصلاح رفتار.
هفتهی دوم: الگوها را پیدا کن. کدام کارها بیشترین زمان را میبلعند؟ کدامها میتوانستند به کس دیگری سپرده شوند؟ کدام وقفهها تکراریاند و میشود جلویشان را گرفت؟
هفتهی سوم: یک تغییر کوچک اعمال کن. نه ده تغییر بزرگ همزمان یک بلوک زمانی مشخص برای کار عمیق، یا حذف یک جلسهی تکراری، یا تفویض یک نوع کار خاص.
نقطهی کوری که این روش دارد
باید صادق بود: ثبت دقیق زمان، خودش هزینه دارد. برای مدیری که از قبل زیر فشار زیاد است، اضافهکردن یک لایهی دیگر از ثبت و پیگیری میتواند طاقتفرسا شود و بهسرعت رها شود.
راهحل عملی: این تمرین را همیشگی نکن. یک یا دو هفته در سال کافی است تا تصویر واقعی به دست بیاید. هدف عادت دائمی ثبت نیست؛ هدف شکستن توهمی است که دربارهی زمانت داری و بعد از آن، دیگر میتوانی بدون ثبت مداوم، آگاهانهتر تصمیم بگیری.
چند سؤال پرتکرار
۱. آیا این روش برای همهی سطوح مدیریتی یکسان کار میکند؟
اصل کلی بله، ولی جزئیات فرق دارد. مدیر میانی معمولاً وقفههای بیشتری از پایین دارد؛ مدیر ارشد وقفههای بیشتری از جلسات استراتژیک بیثمر دارد.
۲. اگر ثبت زمان نشان دهد بیشتر وقتم تلف میشود، چه کار کنم؟
اول نگاه کن آیا این «تلفشدن» واقعاً بیارزش بوده یا فقط برنامهریزینشده. خیلی از زمانهای بهظاهر تلفشده، در واقع صرف روابط یا کمک به دیگران شده که ارزشمند است، فقط قابلاندازهگیری مستقیم نیست.
۳. چقدر طول میکشد این تمرین نتیجه بدهد؟
معمولاً بعد از دو تا سه روز اول، خود ثبتکردن آگاهی میآورد حتی قبل از تحلیل نهایی. خیلی از مدیران میگویند همان لحظهای که مجبور شدند یک وقفه را یادداشت کنند، رفتارشان کمی تغییر کرد.
در آخر
مدیریت زمان با حدس زدن شروع نمیشود؛ با اندازهگیری شروع میشود. قبل از اینکه به دنبال تکنیکهای جدید مدیریت زمان باشی، یک هفته وقت بگذار و ببین زمانت واقعاً کجا میرود. احتمالاً از نتیجهاش شگفتزده میشوی.
این مقاله بر پایهی مفاهیم کتاب The Effective Executive نوشتهی Peter Drucker نوشته شده و از زاویهی دیدگاه مدیریتی این سایت بازآفرینی شده است.