گزارشی که هیئت‌مدیره واقعاً لازم دارد

گزارش داخلی و گزارش عمومی، دو چیزند

خیلی از سازمان‌ها یک نوع گزارش دارند و آن را هم به هیئت‌مدیره می‌دهند هم — با کمی آرایش — منتشر می‌کنند. این اشتباه است، چون این دو گزارش هدف متفاوتی دارند.

گزارش عمومی برای کسی نوشته می‌شود که اطلاعات داخلی ندارد و باید تصویر کلی و قابل‌اعتماد بگیرد. گزارش داخلی برای کسی نوشته می‌شود که باید نظارت کند و باید مشکلات و ریسک‌ها را دقیق‌تر از نسخهٔ عمومی ببیند.

اگر هیئت‌مدیره فقط گزارش عمومی‌شدهٔ شرکت را می‌بیند، عملاً همان چیزی را می‌داند که بازار می‌داند — و این نظارت نیست.

آنچه قانون دربارهٔ گزارش‌دهی می‌گوید

گزارش سه‌ماههٔ کنترل داخلی. واحد حسابرسی داخلی موظف است هر سه ماه گزارش ارزیابی کنترل داخلی را به هیئت‌مدیره ارائه دهد.

گزارش سالانهٔ کنترل داخلی. هیئت‌مدیره باید دست‌کم سالی یک‌بار «گزارش کنترل داخلی» را منتشر کند.

گزارش تفسیری مدیریت. مدیرعامل باید گزارشی دربارهٔ صورت‌های مالی ارائه دهد که به سهامداران کمک کند وضعیت مالی فعلی و آتی شرکت را بفهمند — نه فقط اعداد گذشته.

مسئولیت اطلاعات نادرست. اطلاعات افشاشده نباید نادرست، گمراه‌کننده، اغراق‌آمیز یا ناقص باشد؛ در غیر این صورت مسئولیت قانونی متوجه مدیرعامل است. این یعنی گزارش خوش‌بینانه، فقط مشکل مدیریتی نیست، ریسک شخصی مدیرعامل هم هست.

گزارشی که فقط عدد است، نظارت نیست

جدول‌های مالی به‌تنهایی نظارت نمی‌سازند. سه چیز که معمولاً در گزارش‌های داخلی جا می‌مانند:

روند، نه فقط لحظه. یک عدد بدون مقایسه با ماه یا فصل قبل، معنایش را از دست می‌دهد.

ریسک‌های شناسایی‌شده و اقدامی که برایشان در حال انجام است. نه فهرست خطر، بلکه اینکه با هرکدام چه می‌شود.

پیش‌بینی، نه فقط گذشته. گزارش تفسیری قانونی صریح می‌گوید باید به وضعیت «آتی» هم کمک کند. گزارشی که فقط می‌گوید چه اتفاقی افتاد، نظارت را یک قدم عقب نگه می‌دارد.

قالب پیشنهادی

یک گزارش داخلی سه‌ماهه می‌تواند این بخش‌ها را داشته باشد:

خلاصهٔ عملک