تو سازمان‌های تولیدی یا شرکت‌هایی که تجهیزات می‌سازن، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها هزینه‌هاییه که از بی‌نظمی، بی‌برنامگی و کمبود دانش فنی میاد.
این هزینه‌ها می‌تونن حسابی به سازمان ضربه بزنن. اول یه بررسی و در قسمت بعد کمی دقیق تر میشیم :
هزینه‌ها چی هستند؟
1 هزینه‌های سربار:
◦ چیزایی مثل اجاره، آب، برق و گاز که همیشه هستن.
◦ تعمیر و نگهداری تجهیزات که اگه درست مدیریت نشه، گرون تموم میشه.
◦ حقوق مدیرا و پرسنل پشتیبانی که مستقیم تو تولید نیستن.
◦ استهلاک تجهیزات که به مرور ارزششون کم میشه.
2 هزینه‌های بی‌برنامگی:
◦ پروژه‌ها دیر تموم می‌شن، نیروی کار اضافه مصرف میشه و گاهی جریمه هم باید بدیم.
◦ مواد اولیه و زمان به هدر می‌ره چون مدیریت منابع درست نیست.
◦ چون برنامه‌ریزی ضعیفه، یه کارو چند بار باید درست کنیم.
3 هزینه‌های بی‌نظمی:
◦ مواد اولیه به خاطر انبار نامرتب یا فرایندهای شلخته هدر می‌روند.
◦ کلی وقت تلف میشه چون ابزار، مواد یا اطلاعات گم و گورن.
◦ محیط کار شلوغ‌پلوغ باشه، بهره‌وری میاد پایین و باعث خستگی ذهنی و روانی میشه.
◦ خریدهای تکراری ابزار و تجهیزات پیش میاد چون معلوم نیست چی کجاست.
4 هزینه‌های کمبود دانش:
◦ پرسنل بلد نباشن درست کار کنن، خطا می‌کنن و خرابی یا دوباره‌کاری پیش میاد.
◦ آموزش درست و حسابی ندیدن، باید کلی هزینه کنیم یا متخصص جدید بیاریم.
◦ چون دانش کمه، فرصت‌های بهتر کردن فرایندها یا کم کردن هزینه‌ها رو از دست می‌دیم.
دلیل وقوع این مشکلات؟
مشکلات ساختاری و سیستمی تو این سازمان‌ها زیاده. مثلاً:
• تعمیرات پیشگیرانه (PM) نداریم: تجهیزات یهو خراب می‌شن، خط تولید می‌خوابه و هزینه‌ها می‌ره بالا.
• اصرار به ساخت تجهیزات: گاهی به جای خرید یه چیز آماده، می‌خوایم خودمون بسازیم که هم وقت‌گیره، هم گرون و گاهی کیفیتش پایین‌تره.
• انبار تعمیراتی نامنظم: قطعات گم می‌شن، تعمیرات دیر انجام میشه و هزینه‌ها زیاد میشه.
• سرپرستای کم‌تجربه: اگه سرپرستا دانش کافی نداشته باشن یا برنامه منظمی ندن، تیم به هم می‌ریزه و وقت تلف میشه.
راه کار ساده و کار آمد؟
برای کم کردن این هزینه‌ها، می‌تونیم از راه‌حل‌های ساده و عملی شروع کنیم. اینا چند تا ایده‌ان که با سیستم‌های مدیریت مثل ERP یا آموزش می‌تونن حسابی جواب بدن:
1 برنامه تعمیرات پیشگیرانه (PM) راه بندازیم:
◦ یه لیست از تجهیزات مهم (مثل کمپرسور، کوره و راکتور) درست کنیم و براشون برنامه نگهداری بنویسیم. مثلاً کی باید روغن‌کاری بشن یا قطعاتشون عوض شه.
◦ از نرم‌افزارهای مدیریت تعمیرات استفاده کنیم که کار خودکار پیش بره.
◦ یه تقویم سالیانه ببندیم که با برنامه تولید هماهنگ باشه.
◦ تیم فنی رو آموزش بدیم و شاخص‌هایی مثل تعداد و دلایل خرابی‌ها رو چک کنند.
2 ساختن یا خریدن؟ عاقلانه تصمیم بگیریم:
◦ قبل از ساختن هر چیزی، هزینه و زمانش رو با خرید مقایسه کنیم.
◦ یه قانون سفت و سخت بذاریم؛ مثلاً اگه ساختن بیشتر از یه مدت طول بکشه یا گرون‌تر باشه، بریم سراغ خرید.
◦ با چند تا تأمین‌کننده خوب قرارداد بلندمدت ببندیم که خرید سریع‌تر و ارزون‌تر شه.
◦ اگه تیم اصرار داره «خودمون بسازیم»، با داده‌های مالی و زمانی قانعشون کنیم که خرید بهتره.
3 انبار تعمیراتی رو سروسامون بدیم:
◦ یه جای مشخص برای قطعات تعمیراتی درست کنیم، حتی اگه کوچیک باشه.
◦ قطعات رو کدگذاری کنیم (مثل بارکد) و یه نفر مسئول ورود و خروجشون باشه.
◦ یه سیستم ساده راه بندازیم که هرکی قطعه خواست، فرم پر کنه و تأیید بگیره.
◦ با جلسات تیمی و مثال زدن هزینه‌های گم شدن قطعات و سختی های جایگزینی ، فرهنگ مسئولیت‌پذیری رو جا بندازیم.
4 سرپرستا و تیم رو قوی کنیم:
◦ سرپرستا رو با دوره‌های فشرده فنی و مدیریتی (مثل مدیریت زمان ، اصول سرپرستی و مدیریت و آموزش های تخصصی تر) آموزش بدیم.
◦ اگه سرپرستی خیلی ضعیفه، آروم آروم عوضش کنیم و آدمای بااستعداد رو رشد بدیم.
◦ برنامه روزانه و هفتگی برای تیم بنویسیم و با ابزارهای آنلاین و نرم افزارهای آنلاین و قابل دسترس وظایف رو مشخص کنیم.
◦ جلسات کوتاه روزانه راه بندازیم که همه بدونن چی به چیه و مشکلات سریع حل شه.
5 یه کم هماهنگی و شفافیت چاشنی کار کنیم:
◦ یه کمیته فنی-مدیریتی درست کنیم که مدیر فنی، مدیران اجرایی و چند نفر از تیم عملیاتی توش باشن.
◦ گزارش‌های منظم از تعمیرات، انبار و عملکرد تیم درست کنیم و به هیئت‌مدیره نشون بدیم.
◦ تغییرات رو کم‌کم اجرا کنیم که مقاومت کمتر شه. با داده و منطق، بقیه رو قانع کنیم.
◦ یه جو آروم و همکاری بین واحدها درست کنیم و به تیم پاداش‌های کوچیک بدیم که انگیزه داشته باشن.
البته موارد فوق صرفا از تجربه کاری به دست اومده و قطعا موارد مهم دیگه ای هم هستند .
