یه مشکلی که گاها باهاش برخورد میکنم و میبینم اینه که بعضی سازمان‌ها انگار وسط یه بازار شلوغ کار می‌کنن: همه‌چیز درهمه، کسی نمی‌دونه چه موقع باید چی کار کنه، و کارها یا لنگ می‌مونه یا با کلی دردسر جلو می‌ره. این بی‌نظمی گاهی از همون اول همراه یه کسب‌وکاره، گاهی هم به مرور به وجود میاد. مثلاً یه کارخانه که یهو حسابی بزرگ می‌شه، یا مدیرش تجربه کافی نداره، یا همه‌چیز با گپ و گفت دوستانه پیش می‌ره و هیچ چارچوبی وجود نداره. تو این مقاله، می‌خوام بگم چرا اینجوری می‌شه و چطور می‌تونیم این بی‌نظمی رو جمع و جور کنیم، مخصوصاً وقتی یه مدیر یا صاحب کار می‌خواد همه‌چیز رو خودش کنترل کنه.

چرا یه سازمان بدون ساختار می‌مونه؟

بعضی وقتا یه سازمان از اول بدون نقشه راه شروع می‌کنند ، یا وسط راه به خاطر یه سری اتفاقات، نظمش و ساختارشون به هم می‌ریزه ... اما علل این بی نظمی چی میتونه باشه؟

• رشد یهویی: فکر کن یه کارخونه تولیدی یهو کلی سفارش جدید می‌گیره و چند تا خط تولید اضافه می‌کنه. همه‌چیز انقدر سریع اتفاق می‌افته که کسی وقت نمی‌کنه بشینه یه ساختار درست و حسابی طراحی کنه.

• مدیر بی‌تجربه: اگه مدیر یا صاحب کار تازه‌کار باشه، ممکنه ندونه چطور باید وظایف رو بین آدما تقسیم کنه یا اصلاً با استاندارد های اداری و چارت سازمانی آشنایی نداره.

• شروع بی‌برنامه: خیلی از کسب‌وکارای کوچیک یا استارتاپ‌ها فقط می‌خوان یه چیزی راه بندازن. بدون هیچ چارت یا قانون مشخصی شروع می‌کنن.

• تغییرات مداوم: اگه سازمان هی محصول یا هدفش رو عوض کنه (مثلاً از تولید یه نوع محصول به یه چیز دیگه بره)، ساختار قبلی به دردش نمی‌خوره و چیزی هم جاش نمیاد.

• کمبود پول و آدم مناسب : گاهی بودجه یا نیروی کافی برای درست کردن یه ساختار درست و حسابی نیست.

• فضای دوستانه و غیررسمی: تو بعضی جاها، مثل کسب‌وکارای خانوادگی، همه‌چیز با حرف و توافق پیش می‌ره و کسی دنبال چارچوب رسمی نیست.

• نفوذ بیش از حد یک نفر: گاهی یه مدیر یا صاحب کار می‌خواد همه تصمیم‌ها، حتی چیزای کوچیک، از نظرش دور نمونن . مثلاً می‌گه: «هر چیزی باید با من چک بشه!» اینجوری، آدما برای اینکه کارشون راه بیفته، راه‌های غیررسمی پیدا می‌کنن. مثلاً به جای اینکه طبق چارت کار کنن، مستقیم با رئیس حرف می‌زنن یا خودسرانه تصمیم می‌گیرن. اما وقتی یه نفر همه‌چیز رو کنترل می‌کنه، چی می‌شه؟

          وقتی یه مدیر یا صاحب کار می‌خواد همه‌چیز دست خودش باشه، انگار یه گره بزرگ وسط کار می‌افته. اینجور مدیریت، که بهش می‌گیم «مدیریت متمرکز پنهان»، چند تا مشکل            درست می‌کنه:

1. کارا کند پیش می‌ره: اگه هر تصمیم کوچیکی باید منتظر تأیید رئیس بمونه، همه‌چیز طول می‌کشه. کارمندا برای اینکه معطل نشن، خودشون یه راهی پیدا می‌کنن، مثلاً بدون اجازه کارو شروع می‌کنن.
2. یه شبکه غیررسمی درست می‌شه: اگه رئیس مستقیم با کارمندا یا سرپرستا حرف بزنه، مدیرای میانی عملاً دور می‌مونن. مثلاً سرپرست تولید به جای گزارش به مدیر کارخونه، مستقیم با صاحب کار تماس می‌گیره. اینجوری یه شبکه غیررسمی درست می‌شه که چارت اصلی رو بی‌اثر می‌کنه.
3. اعتماد به چارچوبا کم می‌شه: وقتی رئیس همه‌چیز رو خودش کنترل می‌کنه، چارت سازمانی عملاً به یه کاغذ بی‌فایده تبدیل می‌شه. کارمندا دیگه بهش نگاه نمی‌کنن و دنبال راه‌های سریع‌تر می‌گردن.

دردسرای سازمانهای بدون نظم چیه؟

وقتی یه سازمان چارچوب مشخصی نداشته باشه، یه عالمه مشکل درست می‌شه:

• کسی نمی‌دونه کی چی کاره‌ست: کارمندا گیج می‌شن که بالاخره کی باید چی کار کنه. مثلاً اپراتور باید مواد اولیه رو جور کنه یا سرپرست؟

• نبود جریان نقدینگی منظم : پیگیری یا رسیدگی به فروش یا وصول مطالبات منظم و تیم و گروه خاص نداره .

• برجسته شدن افراد چاپلوس و دروغگو : به دلیل عدم شفافیت افراد فاسد یا بی صلاحیت فضای زیادی برای کار نادرست پیدا می کنند.

• وابستگی به یه نفر: اگه رئیس یا صاحب کار نباشه، انگار همه‌چیز قفل می‌شه.

• ارتباطات به هم می‌ریزه: بدون راه‌های رسمی، هماهنگی یا درست انجام نمی‌شه یا فقط با گپ‌های دوستانه پیش می‌ره.

• بی‌انگیزگی کارمندا: وقتی کارمندا هیچ اختیاری ندارن، حس می‌کنن کارشون ارزشی نداره و انگیزه‌شون کم می‌شه.

• اشتباها زیاد می‌شه: بدون یه روش استاندارد، خطاها تو تولید یا کیفیت محصول بیشتر می‌شه.

• گروه غیر رسمی : گروه های غیر رسمی با اهداف پلید شکل می گیرند و قدرت پیدا می کنند .

• کی جواب بده؟: چون معلوم نیست کی مسئول چیه، اگه مشکلی پیش بیاد، هیچ‌کس گردن نمی‌گیره.

چطور این بی‌نظمی رو جمع کنیم؟

برای اینکه یه سازمان بی‌نظم رو مرتب کنیم، باید قدم به قدم پیش بریم. این راهکارا کمک می‌کنه وابستگی به یه نفر کم بشه و همه‌چیز شفاف‌تر بشه:

1. ببینیم کجا هستیم

• با کارمندا و مدیرا گپ بزنید و ببینید کجای کار گیر داره.

• چک کنید فرآیندای فعلی کجا لنگ می‌زنن (مثلاً چرا خط تولید هی متوقف می‌شه؟).

• نقش‌ها و وظایف فعلی رو، حتی اگه غیررسمی باشن، بنویسید.

• در نهایت : بفهمیم سازمان چه نیازایی داره.

2. یه چارت درست کنیم

• مشخص کنید کی مسئول چیه (مثلاً مدیر کارخونه، سرپرست تولید، اپراتورا).

• بگید کی به کی گزارش می‌ده تا همه‌چیز سر جای خودش باشه.

• نقش‌ها رو بر اساس مهارت و نیازای سازمان تقسیم کنید.

• در نهایت : همه بدونن کی باید چی کار کنه.

3. فرآیندا رو مشخص کنیم

• برای هر بخش یه راهنمای کاری بنویسید، مثلاً برای تولید یا انبار.

• برای هر نقش هدف بذارید (مثلاً اپراتور باید روزی X تا محصول تولید کنه).

• راه‌های ارتباطی مثل جلسه‌های روزانه یا یه نرم‌افزار ساده راه بندازید.

• در نهایت : کارا رو استاندارد کنیم که نیازی به چک کردن مداوم با رئیس نباشه.

4. آموزش بدیم و اجرا کنیم

• به کارمندا یاد بدید چطور با این سیستم جدید کار کنن.

• از چیزای ساده مثل یه چارت رو دیوار یا یه نرم‌افزار مدیریت استفاده کنید.

• سرپرستا رو مسئول کنید که مطمئن بشن همه طبق چارچوب کار می‌کنن.

• در نهایت : مطمئن بشیم همه با سیستم جدید حالشون خوبه.

5. هی چک کنیم و بهترش کنیم

• هر هفته یه جلسه بذارید و نظر کارمندا رو بپرسید.

• چیزایی مثل تعداد محصولای تولیدی یا میزان ضایعات رو چک کنید.

• اگه چیزی عوض شد (مثلاً خط تولید جدید اومد)، چارت و فرآیندا رو به‌روز کنید.

• در نهایت : سیستم رو همیشه تازه و کارآمد نگه داریم.

سازمانای بی‌نظم معمولاً به خاطر رشد سریع، تجربه کم یا کنترل بیش از حد یه نفر به هم می‌ریزن. با پیدا کردن مشکلات، کشیدن یه چارت درست، قانونمند کردن کارها، آموزش دادن به آدما و چک کردن مداوم، می‌شه اینجور سازمانا رو سر و سامون داد. این کار نه‌تنها وابستگی به نفر رو کم می‌کنه، بلکه باعث می‌شه کارمندا باانگیزه‌تر بشن، خطاها کمتر بشه و کل سازمان بهتر کار کنه.