مدیران فقط زمانشان را مدیریت نمیکنند؛ باتریهایشان را مدیریت میکنند
چرا گاهی یک مدیر ۱۰ ساعت کار میکند، اما خروجی واقعی او شاید به اندازه ۳ ساعت کار مؤثر باشد؟ شاید مسئله فقط کمبود زمان نباشد؛ شاید مشکل، مدیریت نکردن انرژی باشد.
یکی از رایجترین اشتباهات در مدیریت این است که وقتی فشار کار افزایش پیدا میکند، اولین چیزی که اضافه میکنیم، ساعت کار است.
جلسه بیشتر، پیگیری بیشتر، ایمیل بیشتر، تماس بیشتر و حضور بیشتر؛ و در نهایت، خستگی بیشتر.
اما شاید سؤال درست این نباشد که: چقدر زمان بیشتری داریم؟
بلکه باید بپرسیم: با چه میزان انرژی داریم از این زمان استفاده میکنیم؟
ایده اصلی مدل «مدیریت انرژی، نه زمان» که توسط Tony Schwartz و Catherine McCarthy در Harvard Business Review مطرح شده، این است که انرژی انسان را میتوان در چهار بُعد اصلی بررسی و بهصورت منظم بازیابی کرد: بدن، احساسات، ذهن و روح یا معنا.
مدیر خسته فقط خودش را خسته نمیکند؛ خستگی او وارد سازمان میشود.
چهار باتری که عملکرد یک مدیر را میسازند
فرض کنیم هر انسان چهار باتری اصلی دارد. ممکن است ساعت کار، تجربه، دانش و حتی انگیزه زیادی داشته باشیم؛ اما اگر یکی از این باتریها بهشدت تخلیه شده باشد، کیفیت عملکرد ما کاهش پیدا میکند.
۱. باتری فیزیکی؛ بدن
پایه هرم همینجاست. خواب، تغذیه، حرکت، ورزش و استراحت، ظرفیت فیزیکی ما را میسازند.
مدیری که چند شب پشت سر هم خوب نخوابیده، ساعتهای طولانی کار کرده و هیچ فرصتی برای بازیابی نداشته، شاید هنوز بتواند سر کار حاضر شود و جلسه برگزار کند.
اما یک تفاوت مهم وجود دارد: توانایی ادامه دادن، با توانایی خوب عملکرد داشتن یکی نیست.
چگونه باتری فیزیکی را شارژ کنیم؟
- خواب را بخشی از برنامه کاری بدانیم.
- در دورههای طولانی کار، وقفههای کوتاه و واقعی داشته باشیم.
- در طول روز حرکت کنیم و از نشستن مداوم فاصله بگیریم.
- ورزش منظم داشته باشیم.
- استراحت را با چک کردن ایمیل در موبایل اشتباه نگیریم.
استراحت، پاداش بعد از کار نیست؛ بخشی از فرآیند کار است.
۲. باتری احساسی؛ حال مدیر وارد سازمان میشود
ممکن است بدن سالم باشد، اما ذهن و احساسات ما تحت فشار باشند. خشم، اضطراب، ناامیدی، ترس، تعارض، احساس بیعدالتی یا روابط فرسایشی میتوانند انرژی زیادی مصرف کنند.
برای مدیر، این مسئله حساستر است؛ چون احساسات مدیر معمولاً در اتاق خودش باقی نمیماند.
مدیری که دائماً عصبانی است، بهمرور سازمانی میسازد که افراد قبل از مطرح کردن مسئله، به واکنش مدیر فکر میکنند.
نتیجه؟ مشکلات دیرتر گزارش میشوند، اشتباهها پنهان میشوند و افراد محافظهکار میشوند.
چگونه باتری احساسی را شارژ کنیم؟
- قبل از واکنش مکث کنیم. هر مسئلهای نیاز به پاسخ فوری ندارد.
- قدردانی را مشخص کنیم. به جای تعریف کلی، دقیقاً بگوییم چه رفتاری ارزشمند بوده است.
- زاویه دیدمان را تغییر دهیم. بپرسیم آیا طرف مقابل از زاویه دیگری حق دارد؟
- اتفاقات را در مقیاس زمانی درست ببینیم. بپرسیم شش ماه دیگر این مسئله چقدر اهمیت خواهد داشت؟
مدیر باید بتواند حقیقت را از تیمش بشنود؛ حتی وقتی حقیقت خوشایند نیست.
۳. باتری ذهنی؛ ذهن شلوغ الزاماً ذهن مؤثر نیست
یکی از خطرناکترین وضعیتها برای مدیر، مشغول بودن دائمی است.
جلسه، تلفن، ایمیل، پیام، مشکل تولید، خرید، منابع انسانی و بحران بعدی. در پایان روز مدیر احساس میکند فوقالعاده پرکار بوده است.
اما سؤال این است: آیا مهمترین کار را انجام داده است؟
فعالیت زیاد، لزوماً بهرهوری نیست. گاهی مدیر تمام روز در حال پاسخ دادن به مسائل دیگران است، اما هیچ زمانی برای فکر کردن به مسائل اصلی سازمان ندارد.
چگونه باتری ذهنی را شارژ کنیم؟
- اعلانهای غیرضروری را خاموش کنیم.
- برای کارهای عمیق و تحلیلی، زمان بدون وقفه ایجاد کنیم.
- کارها را بر اساس اهمیت، نه فقط فوریت، مرتب کنیم.
- مهمترین مسئله فردا را از شب قبل مشخص کنیم.
اگر فردا فقط اجازه داشتم یک مسئله را حل کنم، کدام مسئله بیشترین تأثیر را روی سازمان میگذارد؟
۴. باتری معنا؛ برای چه؟
این باتری از همه پیچیدهتر است. چون با خواب و قهوه شارژ نمیشود.
ممکن است فرد موفق باشد، درآمد خوبی داشته باشد و جایگاه مدیریتی داشته باشد، اما در درون خودش مدام بپرسد: برای چه دارم این کار را میکنم؟
وقتی بین کاری که انجام میدهیم و ارزشهایی که برایمان مهماند فاصله ایجاد شود، انرژی بهتدریج تحلیل میرود.
چگونه باتری معنا را شارژ کنیم؟
- کارهایی را که بیشترین احساس اثرگذاری ایجاد میکنند شناسایی کنیم.
- بخشی از کارهای کمارزش را تفویض کنیم.
- زمان بیشتری به فعالیتهایی اختصاص دهیم که با توانمندیها و ارزشهای ما هماهنگاند.
- مرتب از خودمان بپرسیم: «چرا این کار مهم است؟»
اگر مدیر تمام روز درگیر کارهای کوچک باشد، برای کارهای واقعاً مهم انرژی باقی نمیماند.
یک باتری خالی میتواند باتریهای دیگر را هم تخلیه کند
این چهار باتری مستقل از یکدیگر نیستند.
خواب بد میتواند تمرکز را کاهش دهد. کاهش تمرکز میتواند تصمیم بد ایجاد کند. تصمیم بد میتواند تعارض ایجاد کند. تعارض میتواند انرژی احساسی را مصرف کند.
بنابراین مسئله فقط این نیست که کدام باتری خالی شده است؛ باید ببینیم تخلیه یک باتری چگونه روی سایر بخشهای عملکرد ما اثر گذاشته است.
مدیر فقط چهار باتری شخصی ندارد؛ تیم هم باتری دارد
اینجا موضوع از مدیریت فردی وارد مدیریت سازمانی میشود. یک تیم هم میتواند خسته باشد.
- باتری فیزیکی: اضافهکاری دائمی، کمبود نیرو و فشار کاری.
- باتری احساسی: ترس، بیاعتمادی، تعارض و احساس بیعدالتی.
- باتری ذهنی: جلسات بیپایان، ابهام و تغییر مداوم اولویتها.
- باتری معنایی: ندانستن اینکه چرا این کار را انجام میدهیم.
در چنین سازمانی اگر مدیر فقط بگوید: «باید بیشتر تلاش کنیم» ممکن است دقیقاً برعکس عمل کند.
شاید مشکل سازمان کمبود تلاش نباشد؛ کمبود انرژی باشد.
یک اشتباه بزرگ: شارژ کردن وقتی باتری صفر شد
ما معمولاً با موبایل این کار را نمیکنیم. اما با خودمان چرا.
تا کاملاً خسته نشویم استراحت نمیکنیم. تا عصبانی نشویم متوجه فشار روانی نمیشویم. تا تمرکزمان از بین نرود موبایل را کنار نمیگذاریم. و تا از کارمان متنفر نشویم درباره معنا و هدف فکر نمیکنیم.
مدیریت انرژی یعنی قبل از رسیدن به صفر، شارژ کنیم.
مدل ساده شارژ روزانه چهار باتری
| باتری | شارژرهای پیشنهادی |
|---|---|
| فیزیکی | خواب، حرکت، ورزش و استراحت |
| احساسی | ارتباط خوب، قدردانی و مکث قبل از واکنش |
| ذهنی | تمرکز، حذف وقفه و اولویتبندی |
| معنایی | کار معنادار، هدف، ارزشها و احساس اثرگذاری |
لازم نیست همه چیز را یکباره تغییر دهیم.
هر روز یک شارژر.
تست چهار باتری مدیر
در پایان هر هفته، هر باتری را از صفر تا صد ارزیابی کنید:
- فیزیکی: انرژی جسمی من چقدر است؟
- احساسی: چقدر آرامش، انگیزه و امنیت دارم؟
- ذهنی: چقدر تمرکز و وضوح فکری دارم؟
- معنایی: چقدر احساس میکنم کاری که انجام میدهم ارزشمند است؟
سپس فقط یک سؤال بپرسید:
کدام باتری بیشترین افت را داشته است؟
و بعد: هفته آینده فقط یک کار برای شارژ همان باتری چه خواهد بود؟
جمعبندی؛ مدیر اثربخش الزاماً بیشتر کار نمیکند
بهرهوری را معمولاً با تعداد ساعت کار، تعداد جلسات و تعداد کارهای انجامشده میسنجیم. اما شاید سؤال مهمتر این باشد: با چه کیفیتی کار کردیم؟
مدیری که روزانه ۱۲ ساعت کار میکند اما خسته، عصبانی، پراکنده و بیهدف است، الزاماً از مدیری که ۸ ساعت با تمرکز، آرامش و هدف مشخص کار میکند اثربخشتر نیست.
زمان همه ما محدود است؛ اما انرژی را میتوان مدیریت کرد.
شاید یکی از تفاوتهای مدیر فرسوده و مدیر اثربخش همین باشد:
مدیر فرسوده میپرسد: «چقدر بیشتر میتوانم کار کنم؟»
مدیر اثربخش میپرسد: «چگونه انرژی خودم و تیمم را برای مهمترین کارها حفظ کنم؟»
چون در نهایت: مدیریت فقط مدیریت منابع نیست؛ مدیریت ظرفیت انسانهایی است که آن منابع را به نتیجه تبدیل میکنند.
