وقتی تازه مدیر میشیم ، به مرور یه دیوار نامرئی بین ما و تیم ما کشیده میشه. حالا این که چطور این دیوار رو بشکنیم و بتونیم با تیممون در عین مدیریت و راهبری ، راحت و شفاف گپ بزنیم . اگر این ارتباط درست برقرار نشه، ممکنه همه چی بهم بریزه؛ از روحیه تیم بگیر تا بهره‌وری کار .
خب، یه مدیر تازه‌کار یا حتی باتجربه ممکنه با یه سری مشکلات روبه‌رو بشه. مثلاً وقتی مدیر میشی، یهو حس می‌کنی یه فاصله‌ای بین تو و تیمی که قبلاً باهاشون قاطی بودی ایجاد شده. این فاصله می‌تونه باعث بشه کارمندا حس کنن حرفشون شنیده نمیشه یا تو بهشون اهمیت نمی‌دی. یا مثلاً هر آدمی یه جور خاص خودش ارتباط برقرار می‌کنه؛ یکی دوست داره رو‌در‌رو گپ بزنه، یکی دیگه ترجیح میده ایمیل بگیره و روش فکر کنه. اگه این تفاوت‌ها رو نشناسی، ممکنه حرفات به یکی اصلاً نرسه.
یه مشکل دیگه اینه که اگه تو شرکت یه تغییراتی داره اتفاق می‌افته، مثلاً یه سیستم جدید یا تغییر ساختار، و تو درست و حسابی به تیم نگفتی چی به چیه، همه گیج میشن. یا مثلاً اگه بازخورد درست به کارمندات ندی، یا بدتر، اصلاً بازخورد ندی، ممکنه انگیزه‌شون کم بشه. یه وقتایی هم پیش میاد که بین بخش‌های مختلف شرکت هماهنگی نیست، چون هرکی داره کار خودشو می‌کنه و کسی حال نداره درست با بقیه حرف بزنه. اینا همه می‌تونه حسابی کار رو سخت کنه.
دسته بندی چالش‌های ارتباطات مدیریتی:
1. فاصله عاطفی و حرفه‌ای: ارتقاء به جایگاه مدیریتی می‌تواند فاصله‌ای بین مدیر و اعضای تیم ایجاد کند که منجر به سوءتفاهم یا کاهش اعتماد می‌شود.
2. تفاوت در سبک‌های ارتباطی: کارمندان مختلف ممکن است به روش‌های متفاوتی (شفاهی، کتبی، یا غیررسمی) پاسخ دهند که عدم توجه به آن باعث ناکارآمدی ارتباط می‌شود.
3. عدم شفافیت در انتظارات: در زمان تغییرات سازمانی، نبود ارتباط واضح درباره نقش‌ها و استانداردها می‌تواند سردرگمی ایجاد کند.
4. نبود بازخورد سازنده: فقدان بازخورد منظم یا نامناسب بودن آن می‌تواند انگیزه و عملکرد کارمندان را کاهش دهد.
5. ضعف در گوش دادن فعال: مدیران ممکن است به اندازه کافی به دغدغه‌ها یا ایده‌های کارمندان توجه نکنند.
6. ناهماهنگی بین‌دپارتمانی: نبود ارتباط مؤثر بین بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند همکاری و بهره‌وری را مختل کند.
مهارت‌هایی که یه مدیر باید تو دستش داشته باشه
حالا بریم سراغ این که یه مدیر برای این که ارتباطاتش رو درست کنه ، به چی نیاز داره.
اول از همه، باید گوششو تیز کنه! گوش دادن فعال یعنی واقعاً به کارمندت گوش بدی، نه این که فقط سرت رو تکون بدی و تو فکر خودت باشی. باید حس کنن حرفشون برات مهمه. بعدش هم یه کم همدلی لازمه؛ یعنی بتونی خودتو جای کارمندت بذاری و ببینی دنیا از زاویه اونا چه شکلیه.
یه مدیر خوب باید بتونه شفاف حرف بزنه، طوری که همه بفهمن چی تو سرشه. مثلاً اگه قراره یه پروژه جدید شروع بشه، باید دقیق بگه چی می‌خواد و چی انتظار داره. یه چیز دیگه هم اینه که باید زرنگ باشه و بتونه با شخصیت هر کارمند یه جور خاص حرف بزنه. یکی ممکنه خوشش بیاد تو چت باهاش گپ بزنی، یکی دیگه شاید بخواد یه ایمیل رسمی ببینه ، شایدم یکی هر روز دوست داره دیده بشه.
ضمناً، اگه تو تیم دعوا یا سوءتفاهمی پیش اومد، مدیر باید بتونه آتیش رو بخوابونه و همه رو آشتی بده و تیم رو دور هم جمع نگه داره.
لیست مهارت‌های لازم برای مدیران در ارتباطات مؤثر
1. گوش دادن فعال: توانایی گوش دادن به کارمندان بدون قضاوت و درک نیازهای آن‌ها.
2. همدلی: درک احساسات و دیدگاه‌های کارمندان برای ایجاد ارتباط عمیق‌تر.
3. ارتباط شفاف: توانایی انتقال انتظارات، اهداف و بازخوردها به شکلی واضح و قابل فهم.
4. انعطاف‌پذیری در ارتباطات: تطبیق سبک ارتباطی با نیازها و شخصیت‌های مختلف کارمندان.
5. مدیریت تعارض: توانایی حل اختلافات و ایجاد محیطی مثبت از طریق گفت‌وگو.
چندتا راهکار باحال برای بهتر کردن ارتباطات
حالا که چالش‌ها و مهارت‌ها رو گفتیم، بیایم چندتا راهکار باحال ببینیم که می‌تونه حسابی بهت کمک کنه. اول از همه، یه آزمون شخصیتی برای تیمت بگیر. مثلاً تست MBTI یا DiSC خیلی بهت کمک می‌کنه بفهمی هر کدوم از کارمندات چه جوری بهتر ارتباط برقرار می‌کنن. اینجوری می‌تونی ببینی کی با ایمیل حال می‌کنه، کی با جلسه رو‌در‌رو.
یه کار دیگه اینه که چندتا راه ارتباطی مختلف داشته باشی. مثلاً یه وقتایی یه جلسه حضوری بذار، یه وقتایی یه ایمیل بزن، یا حتی تو گروه واتساپ یه چیزی بنویس. این تنوع باعث میشه همه حس کنن بهشون توجه داری.
ابزارهای دیجیتال هم که الان دیگه ناجی‌ان! مثلاً اگه از اسلک یا مایکروسافت تیمز استفاده کنی، می‌تونی سریع یه پیام بفرستی، ساعت جلسه رو اعلام کنی یا حتی یه شوخی بکنی که فضا سبک بشه.
یه چیز مهم دیگه اینه که جلسات منظم داشته باشی. مثلاً هفته‌ای یه بار همه رو جمع کن، ببین پروژه‌ها کجاست، کی چی لازم داره. اینجوری همه تو جریان کارا هستن. اگه شرکتت داره یه تغییر بزرگ می‌کنه، مثلاً یه نرم‌افزار جدید می‌خوای راه بندازی، حتماً حسابی به همه توضیح بده چی به چیه. یه اطلاعیه واضح بنویس، بگو چی قراره تغییر کنه و ازشون چی می‌خوای.
یه نکته باحال دیگه اینه که فضا رو باز بذاری که کارمندا هم بتونن نظر بدن. مثلاً بگو اگه چیزی تو سرشونه، راحت بیان بگن. اینجوری حس می‌کنن تو تیمشون یه نقش واقعی دارن. اگه بتونی یه کم هم آموزش بذاری، مثلاً یه کارگاه ارتباطات برگزار کنی، دیگه نور علی نوره!
لیست راهکارهای مدیریتی و کارآمد برای بهبود ارتباطات مدیریتی
1. انجام آزمون‌های شخصیتی: از ابزارها و تست های شخصیت شناسی برای شناسایی سبک‌های ارتباطی کارمندان استفاده کنید.
2. ایجاد کانال‌های ارتباطی متنوع: از ترکیب بازخوردهای شفاهی، کتبی و جلسات حضوری برای پاسخگویی به نیازهای مختلف استفاده کنید.
3. استفاده از شبکه های اجتماعی یا پیام رسانها : ایجاد گروه های واتساپی را برای ارتباطات سریع و شفاف به کار ببرید.
4. برگزاری جلسات منظم: جلسات تیمی هفتگی یا ماهانه برای به‌روزرسانی و هماهنگی بین اعضا برگزار کنید.
5. آموزش مهارت‌های ارتباطی: کارگاه‌های آموزشی برای مدیران و کارمندان ترتیب دهید تا مهارت‌های گوش دادن و بازخورد را تقویت کنید.
6. شفاف‌سازی در تغییرات: در زمان تغییرات سازمانی، اطلاعیه‌های واضح و منظم منتشر کنید تا ابهامات برطرف شود.
7. تشویق به بازخورد دوطرفه: فضایی ایجاد کنید که کارمندان بتوانند آزادانه نظرات و دغدغه‌های خود را مطرح کنند.
ارتباطات تو مدیریت یه چالش بزرگه، چون هر کارمندی سبک خودشو برای گپ زدن داره و اگه مدیر اینو نفهمه، ممکنه سوءتفاهم پیش بیاد یا تیم از هم بپاشه. یه مدیر خوب باید گوش دادن فعال، همدلی و شفاف حرف زدن رو بلد باشه و با ابزارهای دیجیتال بتونه کار کنه. برگزاری جلسات منظم و آزمون‌های شخصیتی کمک می‌کنه بفهمی هر کس چه جوری راحت‌تره. تو تغییرات سازمانی، شفاف بودن و باز گذاشتن فضا برای نظرات کارمندا باعث میشه تیم هماهنگ و باانگیزه بمونه. با این ترفندا، می‌تونی یه محیط کاری باحال و پویا بسازی که همه توش حال کنن!
