برای شروع سال جدید در سازمان و مدیریت بهتر کارهایی که دارم مثل پروژه‌ها کلان سازمان، برنامه‌ریزی تامین ، تعمیرات و نگهداری و خریدهای داخلی مثل تولید و فنی باید سرفصل‌های زیر رو در نظر بگیرم:
1. پروژه‌ها
- بررسی وضعیت فعلی پروژه‌ها: لیستی از پروژه‌های در حال انجام، تکمیل‌شده و در انتظار تهیه کنیم و پیشرفت به همراه نیازمندی‌های هر کدام را ارزیابی شود.
- اولویت‌بندی: پروژه‌ها را بر اساس اهمیت، ضرب‌الاجل‌ها و تأثیر آنها بر دپارتمانهای تولیدی و اهداف سازمان مرتب شوند.
- تعیین اهداف جدید: برای سال جدید، اهداف جدید و مشخص، قابل اندازه‌گیری و واقع‌بینانه ترجیحا(SMART) برای هر دپارتمان یا فرآیندهای گسترده در سازمان تعیین شوند.
- تشکیل جلسات تیم‌ها و ذینفعان: با تیم‌های دپارتمانها و پروژه‌ها جلسه هماهنگی و برنامه ریزی برای تعیین نیازمندی‌ها ، وظایف، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی‌ها مشخص برگزار شود.
2. برنامه‌ریزی
- تهیه تقویم سالانه: یک تقویم جامع شامل تعطیلات، رویدادهای مهم سازمان و مهلت‌های کلیدی تامین تولید و پروژه‌ها ایجاد کنیم.
- برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت: برای سه‌ماهه اول و کل سال برنامه‌ریزی داشته باشیم تا دیدی کلی مشخص شود.
- پیش‌بینی چالش‌ها: مشکلات احتمالی (مثل کمبود منابع مالی ، کمبود یا تأخیرها) شناسایی و راهکار جایگزین مشخص کنیم.
- استفاده از ابزارهای مدیریت: از نرم‌افزارهایی مثل Microsoft Project یا وبسایت های برنامه ریزی برای مدیریت بهتر زمان و وظایف استفاده کنیم .
3. تعمیرات و نگهداری
- بازرسی تجهیزات: تغییردر ساختار سازمانی و چک برنامه ها به همراه بازرسی کامل از تجهیزات و زیرساخت‌ها انجام شود تا نیازهای تعمیراتی مشخص شود.
- برنامه نگهداری پیشگیرانه: به روز رسانی و اضافه کردن سرویس دوره‌ای تجهیزات موجود و جدید جهت جلوگیریخرابی‌های ناگهانی.
- بودجه‌بندی: هزینه‌های احتمالی تعمیرات پیش بینی و حداقل بودجه‌ای برای آن کنار گذاشته شود.
- هماهنگی با تیم فنی: استقرار هماهنگ کننده و پیگیری کننده از موارد مرتبط با فنی ، پیمانکاران فنی و تعمیرات خارج سازمان در سال جدید است.
4. خریدهای داخلی و فنی
- ارزیابی نیازها: تهیه فهرستی از اقلام ضروری (مواد اولیه، ابزارها، قطعات یدکی و … .
- گزارشات تامین و مالی: ایجاد قسمتی مستقل جهت گزارشات و لیست های پرداخت و مطالبات تامین کنندگان جهت اشراف دیتا و پایین آمدن خطا در پرداخت
- بررسی تأمین‌کنندگان: تأمین‌کنندگان فعلی را ارزیابی کرده و در صورت نیاز، گزینه‌های جدید بررسی شده تا کیفیت و قیمت بهتری داشته باشیم.
- خرید زودهنگام: در صورت امکان اقلام پرمصرف یا حیاتی در ابتدای سال جدید سفارش گذاری شده برای شارژ انبار تا از کمبود و توقف خط تولید جلوگیری شود.
- کنترل موجودی: انبار ، فنی و موجودی خط تولید بررسی و به‌روزرسانی شودتا از سفارش اضافی یا کمبود جلوگیری شود.
5. فناوری اطلاعات :
- تفکیک وظایف و نظارت بر آن بر اساس استانداردهای فناوری اطلاعات .
- گزارشات فناوری اطلاعات در موارد زیر :
- گزارش عملکرد سیستم‌ها
- گزارش امنیت
- گزارش هزینه‌ها
- گزارش پیشرفت پروژه‌ها
- گزارش بازخورد کاربران
نکات کلی:
- همکاری تیمی: همه دپارتمانهای دینفع و تیم پروژه در جریان برنامه‌ها قرار گرفته و از نظرات آنها استفاده شود.
- انعطاف‌پذیری: برنامه‌ها طوری تنظیم شود که در صورت تغییرات غیرمنتظره قابل تطبیق باشند.
- بازبینی مداوم: هفته ای دو مرتبه ، پیشرفت کارها را مرور و در صورت نیاز برنامه‌ها را اصلاح.
امیدوارم با این رویکرد، سازمان ما سال جدید را با آمادگی بهتر و تمرکز بر بهره‌وری آغاز کند.
سال نو مبارک
عباس
